Charte du cotisant contrôlé : traitement des documents dématérialisés

I. Rappels

La « Charte du cotisant contrôlé » présente, de façon synthétique, les modalités de déroulement d’un contrôle URSSAF ainsi que les droits et les garanties dont bénéficie le cotisant tout au long de cette procédure.

Les dispositions de cette charte, qui sont mises à disposition de la personne contrôlée dans l’avis de contrôle et ceci préalablement au contrôle URSSAF, ont été rendues opposables au 1^er janvier 2017 par le décret relatif au renforcement des droits des cotisants du 8 juillet 2016.

Un arrêté du 31 mars 2022 (JO du 13 avril 2022) modifie le modèle de cette charte afin de prendre en compte notamment :

• la réduction à un mois du délai dont disposent les organismes de recouvrement pour effectuer un remboursement en cas de notification de crédit faisant suite au contrôle, à partir du 1^er juillet 2022 ;
• l'aménagement des délais d'émission des actes de recouvrement et de prescription pris dans le cadre de la crise sanitaire;
• les nouvelles règles en matière de contrôle sur support dématérialisé qui prévoient que lorsque les documents et les données nécessaires à l’agent chargé du contrôle sont dématérialisés, les opérations de contrôle peuvent être réalisées par la mise en œuvre de traitements automatisés sur le matériel professionnel de l’agent URSSAF.

Le contenu de cette charte est entré en vigueur le 1^er janvier 2022.

Toutefois, un arrêt rendu par le Conseil d’Etat, le 17 février 2023, 

avait annulé le paragraphe de la charte relatif aux investigations sur support dématérialisé (cf. supra). En effet, selon le Conseil d’Etat, il convient d’écarter ces dispositions au profit de celles de l’article R. 243-59-1 du Code de la sécurité sociale qui prévoient que dans ce cas, les investigations peuvent, sous certaines conditions, se faire sur le matériel informatique de la personne contrôlée et non sur celui de l’agent URSSAF. La charte prévoyant l’inverse.

En résumé, les dispositions de la Charte du cotisant contrôlé étaient jugées incompatibles avec celles de l’article R. 243-59-1 du Code de la sécurité sociale :

II. Nouveautés introduites par le décret du 12 avril 2023

Afin de limiter l’intervention des agents de contrôle sur le matériel de l’entreprise, le décret du 12 avril 2023 réécrit l’article R. 243-59-1 du Code de la sécurité sociale précité.

Ainsi, cet article se rapproche des règles édictées dans la charte du cotisant contrôlé, qui ont été annulées par le Conseil d’État. En conséquence, il est désormais prévu que lorsque les documents et les données nécessaires à l'agent chargé du contrôle sont disponibles sous formes dématérialisées, les opérations de contrôle peuvent être réalisées par la mise en œuvre de traitements automatisés sur le matériel professionnel de l'agent.

Dans ce cas, l'agent chargé du contrôle doit en en informer la personne contrôlée qui est tenue de mettre à la disposition de celui-ci les copies numériques des documents, des données et des traitements nécessaires sous formes de fichiers à l'exercice du contrôle. Les fichiers correspondant doivent répondre aux formats informatiques indiqués par l'agent.

En cas de refus écrit dans le délai de 15 jours à compter de cette information ou d'impossibilité technique avérée de mise en œuvre d'un traitement automatisé sur le matériel de l'agent, la personne contrôlée est tenue :

• soit de réaliser elle-même les traitements sur son propre matériel et de produire les résultats au format et dans les délais indiqués par l'agent chargé du contrôle ;
• soit d'autoriser l'agent chargé du contrôle à procéder lui-même ou par l'intermédiaire d'un utilisateur habilité par la personne contrôlée, sur le matériel de la personne contrôlée, aux opérations de contrôle, par la mise en place de traitements automatisés.

Dans le cas où le contrôle est effectué pour rechercher des infractions de travail dissimulé, l’agent chargé du contrôle peut mettre en œuvre des traitements automatisés sur son propre matériel professionnel sans en informer au préalable le cotisant contrôlé, qui ne peut pas s’y opposer. Toutefois, lorsqu'il n'est pas possible pour l'agent chargé du contrôle, notamment en cas d'impossibilité technique avérée de mettre en œuvre un traitement automatisé sur son matériel professionnel, il procède lui-même ou par l'intermédiaire d'un utilisateur habilité par la personne contrôlée, sur le matériel de la personne contrôlée, aux opérations de contrôle, par la mise en place de traitements automatisés.

Quel que soit le mode opératoire retenu, les copies des fichiers transmis doivent être détruites au plus tard à la date soit de l'envoi de la mise en demeure, soit de la communication des observations ne conduisant pas à redressement ou de la notification d'un solde créditeur.

Ces nouvelles dispositions sont applicables depuis le 14 avril 2023.