Régime social et fiscal des frais liés au télétravail

Remboursement des frais professionnels exposés par le salarié en télétravail

L’employeur peut rembourser les frais professionnels directement liés à l’exercice du télétravail.

Trois catégories de frais peuvent être identifiées comme professionnels et exclus de l’assiette des cotisations :

• Les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ;
• Les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique ;
• Les frais de matériel informatique, de connexion et fournitures diverses.

D’autres frais professionnels peuvent être admis, à charge pour l’employeur de démontrer qu’il s’agit de frais professionnels liés au télétravail. Le Bulletin officiel de la Sécurité sociale (BOSS) précise les frais considérés comme professionnels et non professionnels (§1790).

Par principe, les remboursements effectués par l'employeur, dès lors qu’ils sont justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié, peuvent être exclus de l’assiette des cotisations et contributions sociales.

Prise en charge des frais par le versement d’une allocation forfaitaire  

En principe, lorsque le salarié en télétravail engage des frais, l’employeur peut déduire de l’assiette des cotisations les remboursements de ces frais, à condition qu’ils soient justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié ¹.

Dans une note publiée sur son site en décembre 2019, l’URSSAF a atténué sa position en dispensant l’employeur de fournir systématiquement des justificatifs de dépenses, dans les cas de versement d’une allocation forfaitaire et aux conditions suivantes : lorsque le salarié en télétravail engage des frais, l’allocation forfaitaire versée par l’employeur est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de :

• 10 € par mois pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine,
• 20 € par mois pour un salarié effectuant deux jours de télétravail par semaine,
• 30 € par mois pour un salarié effectuant trois jours par semaine,
• 40 € par mois pour un salarié effectuant quatre jours par semaine,
• 50 € par mois pour un salarié effectuant cinq jours par semaine.

Le BOSS prévoit également que le forfait peut être établi sur une base journalière, la limite d’exonération de l’allocation étant alors fixée à un montant maximum de 2,50 € par jour télétravaillé, dans la limite de 55 € par mois. En cas de remboursement dépassant ces limites, l’exonération de cotisations et contributions sociales ne pourra être admise que sur la base des justificatifs produits à l'occasion des contrôles.

Dans une mise à jour du 25 juin 2021, le BOSS précise également que les valeurs d’allocation forfaitaire définies par une convention collective de branche, un accord professionnel ou interprofessionnel ou un accord de groupe pourront servir de référence pour le seuil d’exonération applicable dès lors que l’allocation est attribuée en fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés et que son montant n’excède pas 13 euros par mois par journée de télétravail par semaine, ou 3,25 euros par jour de télétravail dans le mois, dans la limite mensuelle de 71,50 euros. A ces conditions, l’allocation forfaitaire sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales.

Lorsque le montant versé par l’employeur dépasse les limites fixées par l’accord collectif, l’exonération de charges sociales pourra être admise à condition de justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.

Pour plus d’informations sur la prise en charge des frais professionnels, rendez-vous sur l’espace dédié du site internet de l’URSSAF ou sur le BOSS.

^{1 Ce principe a été posé par l’arrêté du 20 décembre 2002 et la Circulaire DSS/SDFSS/5 B n° 2003-07 du 7 janvier 2003 relative à la mise en œuvre de l'arrêté du 10 décembre 2002 relatif à l'évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité sociale et de l'arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale. Cette circulaire a été abrogée le 1er avril 2021 à la suite de son intégration au sein du nouveau bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS).}